[T201] Importar datos – Función buscarv

Una vez generada una lista de datos con varias columnas (ejemplo: lista de precios), resulta imprescindible utilizarla en otros documentos (ejemplos: presupuestos, notas de pedido, facturas, etc.) invocando una referencia (código de artículo, nombre de artículo, etc.) y trayendo a través de ésta otros datos relacionados (precio unitario, cantidades en stock, etc.).

Para resolver este tema en este artículo veremos el uso de la función buscarv

En las Pymes suelen utilizarse listas de artículos que poseen más de una codificación, esto se debe a que para automatizar la actualización de las listas, por un lado se conserva el código del proveedor (que en la práctica son varios), y luego se añade un código propio de la Pyme en cuestión, para facilitar el ordenamiento de los datos en una única lista.

 Figura 1

Veamos un caso práctico, tenemos una lista de precios como la de la figura 1 (ubicada en una hoja denominada “Lista” de un documento denominado “Precios”) y desde otro lugar (otra hoja u otro documento) debemos invocarlo. Para ello debemos introducir el código en la celda en cuestión y a través de la función BUSCARV traer los otros datos, como por ejemplo “Descripción del Artículo”, “Unidad” y “Precio Neto”.

Primero veamos la sintaxis de la función:

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

• Valor_buscado   es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
• Matriz_buscar_en   es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.

Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.
Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y seleccione la opción Ascendente.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos.
El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.

• Indicador_columnas   es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF!
• Ordenado   es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error # N/A.
• En nuestro ejemplo las funciones quedarán expresadas según la figura 2. Observar que no es necesario un orden de artículos en el presupuesto, ya que los datos están relacionados solamente con el código del artículo.

Figura 2