Nuevamente tendremos que hacer algunas pequeñas aclaraciones con respecto a la terminología, para que no nos perdamos en la maraña de información que se publica continuamente y que -aparte de encontrar respuestas excelentes- nos quita un tiempo precioso al complicarnos la búsqueda.
En Excel XP exiten 2 barras de herramientas que a simple vista son demasiado similares. Una es la barra de "Formularios" y la otra es "Cuadro de Controles".
En este caso nos vamos a referir a la barra de "Formularios", que contiene "Botones de control o comando". Para tener esta barra visible simpletente abra el menú "Ver", luego seleccione "Barra de herramientas". y dentro de esta tilde la opción "Formularios", luego acomódela como más le guste bajo la barra de "Menús".
Los botones son objetos gráficos que se colocan en una hoja de cálculo introducir datos, realizar una acción, etc. Estos objetos incluyen cuadros de texto, cuadros de lista, botones de opciones, botones de comandos y otros elementos. Los botones ofrecen también al usuario opciones para ejecutar macros (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas).
En las sugerencias de Excel (del menú Ayuda) podemos leer lo siguiente:
- Controles: cuándo se deben utilizar los controles ActiveX o los de la barra de herramientas Formularios
- Cuándo utilizarlos: Utilice un control de la barra de herramientas Formularios cuando desee grabar todas las macros de un formulario pero no desee escribir o modificar ningún código de macro en VBA. Los controles de la barra de herramientas Formularios también pueden utilizarse en hojas de gráfico.
- Lo que pueden hacer los controles: Estos controles están diseñados para utilizarlos en formularios de hojas de cálculo que otros usuarios cumplimentarán desde Microsoft Excel. Se puede vincular una macro existente a un control o escribir o grabar una macro nueva. Cuando un usuario del formulario hace clic en el control, éste ejecuta la macro.
- Lo que no pueden hacer los controles: Los controles de la barra de herramientas Formularios no se pueden utilizar para controlar eventos como lo hacen los controles ActiveX. Tampoco se pueden utilizar para ejecutar secuencias de comandos Web en páginas Web.
- Dónde encontrar los controles: Los controles de la barra de herramientas Formularios están situados en la barra de herramientas Formularios.
Procedimiento para insertar un botón
- Muestre la barra de herramientas Formularios: seleccione Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Formularios.
- Haga clic en el control que desee agregar.
- Haga clic en la posición de la hoja de cálculo donde desea situar el control.
- Arrastre el control hasta que tenga el tamaño que desee.
- Haga clic con el botón secundario en el control, establezca las propiedades del control.
Haga clic con el botón secundario en el control (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.), elija Formato de control y, a continuación, haga clic en la ficha Control. Los rótulos y los botones no tienen propiedades.
Rótulo Texto que proporciona información sobre un control, de la hoja de cálculo o de un formulario. 
Cuadro de edición No está disponible en los libros de Microsoft Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0. 
Cuadro de grupo Agrupa los controles relacionados, como los botones de opción o las casillas de verificación. 
Botón Ejecuta una macro cuando se hace clic en él. 
Casilla de verificación Activa o desactiva una opción. Puede activarse más de una casilla de verificación a la vez en una hoja o en un grupo. Propiedades: Valor Determina el estado de la casilla de verificación; es decir, si está activada (Activado), desactivada (Sin activar) o ninguna de las dos (Mixto).
Vincular con la celda Una celda que devuelve el estado de la casilla de verificación. Si la casilla de verificación está activada, la celda del cuadro Vincular con la celda contiene VERDADERO. Si la casilla de verificación está desactivada, la celda contiene FALSO. Si el estado de la casilla de verificación es mixto, la celda contiene #N/A. Si la celda vinculada está vacía, Excel interpreta el estado de la casilla de verificación como FALSO.
Vincular con la celda Una celda que devuelve el estado de la casilla de verificación. Si la casilla de verificación está activada, la celda del cuadro Vincular con la celda contiene VERDADERO. Si la casilla de verificación está desactivada, la celda contiene FALSO. Si el estado de la casilla de verificación es mixto, la celda contiene #N/A. Si la celda vinculada está vacía, Excel interpreta el estado de la casilla de verificación como FALSO.
Botón de opción Selecciona una de las opciones de un grupo contenido en un cuadro de grupo. Utilice los botones de opción para permitir solamente una de varias posibilidades. Propiedades: Valor Determina el estado inicial del botón de opción; es decir, si está activado (Activado) o desactivado (Sin activar).
Vincular con la celda Devuelve el número del botón de opción seleccionado en el grupo de opciones (el primer botón de opción es el número 1). Utilice la misma celda Vincular con la celda para todas las opciones de un grupo. Después podrá utilizar el número devuelto en una fórmula o macro para responder a la opción seleccionada.
Por ejemplo, si se crea un formulario de personal con un botón de opción denominado Tiempo completo y otro denominado Tiempo parcial, podrían vincularse los dos botones de opción a la celda C1. La siguiente fórmula mostrará "Tiempo completo" si el primer botón de opción está activado o "Tiempo parcial" si se ha activado el segundo botón:
=IF(C1=1,"Full-time","Part-time")
Cuadro de lista Muestra una lista de elementos. Propiedades: Rango de entrada Hace referencia al rango que contiene los valores que se mostrarán en el cuadro de lista.
Vincular con la celda Devuelve el número del elemento seleccionado en el cuadro de lista (el primer elemento de la lista es 1). Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el elemento real del rango de entrada.
Por ejemplo, si un cuadro de lista está vinculado a la celda C1 y el rango de entrada de la lista es D10:D15, la siguiente fórmula devolverá el valor del rango D10:D15, basándose en la selección que se haya realizado en la lista:
=INDEX(D10:D15,C1)
Tipo de selección: Especifica el modo en que pueden seleccionarse los elementos de la lista. Si se define el tipo de selección como Múltiple o Extendida, la celda especificada en el cuadro Vincular con la celda no se tendrá en cuenta.
Cuadro combinado Un cuadro de lista desplegable. El elemento que se seleccione en el cuadro de lista aparecerá en el cuadro de texto.
Propiedades: Rango de entrada Hace referencia al rango que contiene los valores que se mostrarán en la lista desplegable.
Vincular con la celda Devuelve el número del elemento seleccionado en el cuadro combinado (el primer elemento de la lista es 1). Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el elemento real del rango de entrada.
Por ejemplo, si un cuadro combinado está vinculado a la celda C1 y el rango de entrada de la lista es D10:D15, la siguiente fórmula devolverá el valor del rango D10:D15, basándose en la selección que se haya realizado en la lista:
=INDEX(D10:D15,C1)
Líneas de unión verticales: Especifica el número de líneas que aparecerá en la lista desplegable.
Crear cuadro combinado de lista No está disponible en los libros de Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0.
Crear cuadro combinado desplegable No está disponible en los libros de Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0.
Barra de desplazamiento Sirve para desplazarse a través de un rango de valores cuando se hace clic en las flechas de desplazamiento o cuando se arrastra un cuadro de desplazamiento. Puede desplazarse por una página de valores haciendo clic entre el cuadro de desplazamiento y una flecha de desplazamiento.
Propiedades: Valor actual La posición relativa del cuadro de desplazamiento dentro de la barra de desplazamiento.
Valor mínimo La posición del cuadro de desplazamiento más próxima a la parte superior de una barra de desplazamiento vertical o al extremo izquierdo de una barra de desplazamiento horizontal.
Valor máximo La posición del cuadro de desplazamiento más lejana a la parte superior de una barra de desplazamiento vertical o al extremo derecho de una barra de desplazamiento horizontal.
Incremento El tamaño del espacio que se desplazará el cuadro de desplazamiento cuando se haga clic en la flecha situada en cualquier extremo de la barra de desplazamiento.
Cambio de página El tamaño del espacio que se desplazará el cuadro de desplazamiento cuando se haga clic entre el cuadro de desplazamiento y una de las flechas de desplazamiento.
Vincular con la celda Devuelve la posición actual del cuadro de desplazamiento. Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para responder a la posición del cuadro de desplazamiento.
Caso Práctico: En algunos casos necesitaremos valores superiores a los límites del rango aceptado por Excel. Para estos casos deberemos usar una celda auxiliar donde mediante una fórmula adaptemos los valores de Excel a los que necesitamos, luego corregimos con la operación inversa. En estos casos el incremento puede quedar condicionado (ejemplo: necesitamos valores entre 20.000 y 100.000, como Excel nos permite entre 0 y 30.000, optamos por asignarle valores entre 2.000 y 10.000 a la barra de desplazamiento, luego en una celda auxiliar multiplicamos por 10 el valor arrojado por la celda vinculada y este será el valor resultado).
Vincular con la celda Devuelve el número del elemento seleccionado en el cuadro de lista (el primer elemento de la lista es 1). Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el elemento real del rango de entrada.
Por ejemplo, si un cuadro de lista está vinculado a la celda C1 y el rango de entrada de la lista es D10:D15, la siguiente fórmula devolverá el valor del rango D10:D15, basándose en la selección que se haya realizado en la lista:
=INDEX(D10:D15,C1)
Tipo de selección: Especifica el modo en que pueden seleccionarse los elementos de la lista. Si se define el tipo de selección como Múltiple o Extendida, la celda especificada en el cuadro Vincular con la celda no se tendrá en cuenta.
Cuadro combinado Un cuadro de lista desplegable. El elemento que se seleccione en el cuadro de lista aparecerá en el cuadro de texto. Propiedades: Rango de entrada Hace referencia al rango que contiene los valores que se mostrarán en la lista desplegable.
Vincular con la celda Devuelve el número del elemento seleccionado en el cuadro combinado (el primer elemento de la lista es 1). Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el elemento real del rango de entrada.
Por ejemplo, si un cuadro combinado está vinculado a la celda C1 y el rango de entrada de la lista es D10:D15, la siguiente fórmula devolverá el valor del rango D10:D15, basándose en la selección que se haya realizado en la lista:
=INDEX(D10:D15,C1)
Líneas de unión verticales: Especifica el número de líneas que aparecerá en la lista desplegable.
Crear cuadro combinado de lista No está disponible en los libros de Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0. Crear cuadro combinado desplegable No está disponible en los libros de Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0. Barra de desplazamiento Sirve para desplazarse a través de un rango de valores cuando se hace clic en las flechas de desplazamiento o cuando se arrastra un cuadro de desplazamiento. Puede desplazarse por una página de valores haciendo clic entre el cuadro de desplazamiento y una flecha de desplazamiento. Propiedades: Valor actual La posición relativa del cuadro de desplazamiento dentro de la barra de desplazamiento.
Valor mínimo La posición del cuadro de desplazamiento más próxima a la parte superior de una barra de desplazamiento vertical o al extremo izquierdo de una barra de desplazamiento horizontal.
Valor máximo La posición del cuadro de desplazamiento más lejana a la parte superior de una barra de desplazamiento vertical o al extremo derecho de una barra de desplazamiento horizontal.
Incremento El tamaño del espacio que se desplazará el cuadro de desplazamiento cuando se haga clic en la flecha situada en cualquier extremo de la barra de desplazamiento.
Cambio de página El tamaño del espacio que se desplazará el cuadro de desplazamiento cuando se haga clic entre el cuadro de desplazamiento y una de las flechas de desplazamiento.
Vincular con la celda Devuelve la posición actual del cuadro de desplazamiento. Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para responder a la posición del cuadro de desplazamiento.
Caso Práctico: En algunos casos necesitaremos valores superiores a los límites del rango aceptado por Excel. Para estos casos deberemos usar una celda auxiliar donde mediante una fórmula adaptemos los valores de Excel a los que necesitamos, luego corregimos con la operación inversa. En estos casos el incremento puede quedar condicionado (ejemplo: necesitamos valores entre 20.000 y 100.000, como Excel nos permite entre 0 y 30.000, optamos por asignarle valores entre 2.000 y 10.000 a la barra de desplazamiento, luego en una celda auxiliar multiplicamos por 10 el valor arrojado por la celda vinculada y este será el valor resultado).
Control de giro Aumenta o disminuye un valor. Para aumentar el valor, haga clic en la flecha arriba; para disminuir el valor, haga clic en la flecha abajo. Propiedades:
Valor actual= La posición relativa del control de giro dentro del rango de valores permitidos.
Valor mínimo= El valor más bajo permitido para el control giro.
Valor máximo= El valor más alto permitido para el control giro.
Incremento= La cantidad de aumento o disminución del control de giro cuando se hace clic en las flechas.
Vincular con la celda= Devuelve la posición actual del control de giro. Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el valor real que el control de giro debe seleccionar.
Adaptación del artículo original publicado en: http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP051984703082.aspx
Los botones generalmente se utilizan combinados con formatos condicionales o con funciones lógicas, de manera que devuelven mensajes de error o avisos de fuera de rango o de cualquier otro tipo para facilitar el uso de las planillas, sobre todo a personas no habituadas a las mismas.
Valor mínimo= El valor más bajo permitido para el control giro.
Valor máximo= El valor más alto permitido para el control giro.
Incremento= La cantidad de aumento o disminución del control de giro cuando se hace clic en las flechas.
Vincular con la celda= Devuelve la posición actual del control de giro. Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el valor real que el control de giro debe seleccionar.
Adaptación del artículo original publicado en: http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP051984703082.aspx
Los botones generalmente se utilizan combinados con formatos condicionales o con funciones lógicas, de manera que devuelven mensajes de error o avisos de fuera de rango o de cualquier otro tipo para facilitar el uso de las planillas, sobre todo a personas no habituadas a las mismas.
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