[A053] Formatos de hojas de cálculo

Se conoce como formato o extensión de un archivo (o documento o fichero) al conjunto de las últimas 3 o 4 letras ubicadas luego del punto que sigue al nombre del archivo propiamente dicho. Esta extensión identifica de qué tipo de archivo se trata para que el sistema operativo identifique la aplicación con la que debe ejecutar dicho archivo.
Las hojas de cálculo tienen su propio formato, o sea una extensión que identifica no necesariamente al programa con el que fueron creadas, sino a la aplicación con la que deben ser ejecutadas y procesadas.

Si el programa al que hace referencia la extensión del archivo no se encuentra en la PC, el sistema operativo suele presentar un mensaje de error o preguntar con qué aplicación se desea abrirlo.

Luego de crear una planilla de cálculo con el programa que estemos utilizando, al seleccionar la opción “Guardar” la aplicación le asignará una extensión propia o la que asigna por defecto. Si estamos modificando una planilla que se encuentra en un formato distinto al propio de la aplicación, al seleccionar “Guardar” suele archivar manteniendo el formato original del fichero, o al menos pregunta si queremos mantenerlo.

Pero si estamos creando una planilla con un programa y queremos guardarlo en un formato distinto al de la aplicación, porque luego debemos enviarlo a un compañero de trabajo, o al profesor, o lo que sea, lo que debemos hacer es seleccionar la opción “Guardar como…” y elegir el formato o extensión con el que queremos grabar (ej.: estamos trabajando con Excel y queremos grabar en formato OpenDocument, que luego veremos de que se trata).

Formatos más usuales

Excel

Recopilamos a continuación los formatos de Excel con los que nos encontraremos habitualmente.

• XLS: extensión de Excel más conocida para las hojas de cálculo electrónicas. Los archivos cuya terminación sea .xls contienen toda la información (datos, formatos, gráficos, formulas, macros, etc.) de una hoja de cálculo. Es el formato de archivo binario por defecto que genera la aplicación Excel desde la versión Excel 97 a Excel 2003.
• XLSX: el formato .xlsx corresponde a las hojas de cálculos generadas a partir de la versión Excel 2007. Estos archivos tienen menor peso o tamaño, ya que gracias a la tecnología XML (para el intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas) y a la compresión de datos, se alcanzaron reducciones de tamaño cercanas al 80% respecto de archivos .xls, lo que produce un ahorro de almacenamiento y mayor rapidez para la transferencia de documentos en la red. Como desventaja podemos mencionar que este formato no puede almacenar códigos de macros de Microsoft Visual Basic, para lo cual existe otra extensión: .XLSM.

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OpenDocument

Se trata de un formato de archivo completamente abierto y estandarizado por normas ISO, que garantiza que podrá acceder a su información por siempre. Debido a que ODF está estandarizado, otros paquetes de oficina pueden adoptar el formato, y muchos programas lo han hecho ya. Al utilizar ODF, se asegura de que sus datos puedan transferirse entre distintos equipos y sistemas operativos sin tener que preocuparse sobre los costos de las licencias. Este formato es el utilizado por paquetes de oficina como Libre Office.

Entre las extensiones típicas de los archivos ODF están las siguientes:

• odt – documento de texto
• ods – libro de hojas de cálculo
• odp – presentación de diapositivas
• odg – ilustración o gráfico

El formato también permite el cifrado de sus documentos con una contraseña.

Google Sheets

Hasta hace muy poco Google exigía migrar las hojas de cálculo que estaban en otro formato al formato de Google Sheets, lo cual era bastante tedioso y solía desalentar a los usuarios, por más que se promocionara que no hacía falta guardar los trabajos, que se guardaban automáticamente en Google Drive. Con la actualización 2018 Google lanzó una extensión oficial para Chrome que hace más sencillo editar archivos .xslx sin tener instalado Office. Solamente se debe utilizar esta extensión y arrastrar cualquier archivo de Office (Word, Excel o PowerPoint) a Chrome.
Como vemos Google condiciona el uso de planillas a su propio navegador, cosa que no hacen otros competidores de software en línea como Zoho.
El formato nativo de Sheets es .gsheet. Contiene una referencia de URL a una hoja de cálculo de Google Sheets en Google Drive. Estas hojas de cálculo almacenan los datos en celdas dispuestas en una cuadrícula de filas y columnas de manera similar a un archivo .XLSX . El archivo GSHEET actúa como un puntero a la hoja de cálculo almacenada en línea, lo que significa que cuando hace doble clic en el archivo, la hoja de cálculo se abre en Google Drive en su navegador web predeterminado.

Muchas de las aplicaciones también permiten la descarga de complementos, en realidad se trata de conversores, para poder guardar las planillas en otros tipos de formatos menos conocidos.

Fuentes:

Sitios oficiales: Microsoft Office; LibreOffice; GSuite.