24 sept 2009

[T204] Buscar datos en tablas

En distintas disciplinas suele darse el caso de que haya que buscar valores que se encuentran en tablas de doble entrada. Partimos con 2 datos (a, c) y buscamos el tercero (b). Si lo hicieramos manualmente el proceso sería:  buscar el valor inmediatamente superior al dato "a" en la columna de datos (celeste en nuesto ejemplo), fijado este valor nos desplazamos por la fila correspondiente al mismo (naranja) hasta encontrar el valor inmediatamente superior a "c", una vez ubicado éste subimos por la columna correspondiente (amarilla) y hallamos el valor "b" en la fila de datos.
Si le ponemos cantidades a nuestros datos alfabéticos para obtener un ejemplo, tendríamos:
Datos:   a = 10,25      c = 35.000                 Resultado b = 51

Tratemos de ejemplificarlo ahora con un problema concreto, teniendo los valores tabulados en una planilla Excel y también la ubicación de la misma en la respectiva hoja (denominada en este caso "Cálculo"). La columna con fondo celeste es la correspondiente a la "Longitud" y la fila verde corresponde a los "Diámetros" de la cañería. Los números del 184 en adelante indican la ubicación relativa de las columnas en la hoja (en lugar de las letras)

     
Problema: Obtener el diámetro de una cañería conociendo la longitud de la misma y el caudal que tiene que transportar.

Solución: Para resolver el problema vamos a generar una función que se encargue de la búsqueda automática

Function DIAM(caudal, longitud)  
Fila = 17
    Do While longitud > Sheets("Cálculo").Cells(Fila, 184)
    Fila = Fila + 1
    Loop
    Col = 185
      Do While caudal > Sheets("Cálculo").Cells(Fila, Col)
      Col = Col + 1
      Loop
   DIAM = Sheets("Cálculo").Cells(17, Col)
End Function

Observar los valores iniciales para no confundirnos cuando el ejemplo y la posición sean distintos.

En nuestra planilla llamaremos a la función de la siguiente manera:


También podemos agregar una función "SI" que incluya a nuestra función "DIAM" para los casos que tengamos que completar una columna de datos y no querramos que aparezca un mensaje de error cuando falten la longitud o el caudal.

23 sept 2009

[A105] Ofimática - Paquetes

Podemos definir ofimática como el conjunto de tecnologías que permiten realizar la almacenada en forma digital.gestión de la información.  En la actualidad es muy importante disponer de las herramientas para crear, usar, compartir y comunicar información de forma eficiente. Comenzando con la creación de documentos, presentaciones y planillas de cálculo; y siguiendo con la administración de mensajes de correo electrónico y calendarios, el software de ofimática mejora altamente la productividad.
La sociedad actual está basada en la información, de forma que el almacenamiento, transmisión y manipulación de la misma resulta imprescindible para alcanzar los objetivos, ya sean personales o empresariales.
El hardware y el software nos permiten crear archivos digitales que almacenan considerables volúmenes de información; y el desarrollo de las redes de comunicación ha permitido que la transmisión de dichos archivos sea casi inmediata entre los posibles usuarios interesados.
En la actualidad existen distintas formas de comercializar o distribuir paquetes de oficina, entre ellas podemos mencionar:
  • Software pago: Microsoft Office, Corel WordPerfect Office, Apple iWork
  • Software libre: Open Office, Star Office, IBM Lotus Symphony, OpennGoo
  • Software online: Google Docs, Zoho, Microsoft Live Workspace
Sobre la terminología para categorizar los paquetes ver también la siguiente discusión http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Office

Microsoft Office

Si hablamos de paquetes ofimáticos es de obligada referencia la suite ofrecida por Microsoft, ya que MS Office se ha convertido en el estándar en cuanto a ofimática se refiere.
Este paquete incluye diferentes aplicaciones que se han convertido en un referente en cada sector, Word como editor de texto, Excel como hoja de cálculo y Power Point para la creación de presentaciones multimedia.
El paquete Microsoft Office incluye otra serie de aplicaciones tal vez menos conocidas pero de igual valor, Access como base de datos (muy limitada por cierto), FrontPage para la creación de páginas web, Outlook para la gestión del correo electrónico, y algunas otras más específicas para determinadas tareas como pueden ser Project o Visio.

Link del sitio oficial  Microsoft Office

Apple iWork

iWork es la suite ofimática de aplicaciones creada por Apple para el sistema operativo Mac OS X. Contiene un procesador de texto llamado Pages, un paquete de presentaciones llamado Keynote y una hoja de cálculo llamada Numbers. Aunque iWork fue en un principio un rumor de ser la actualización o reemplazo de la aplicación de Apple llamada AppleWorks, Apple actualmente la comercializa como "construyendo un sucesor de AppleWorks", pero no extiende las funcionalidades base de datos y herramientas de dibujo de AppleWorks. No pretende competir en forma directa con la versión para Mac de Microsoft Office que se considera más profesional; en cambio, ofrece herramientas con un punto de vista diferente, enfocado al usuario doméstico (presentación en vez de análisis) a un precio más bajo. Está diseñado para integrarse con las aplicaciones de la suite iLife.
Tanto iLife como iWork vienen gratis con algunos modelos de Mac, aunque con los de gama más alta tendría que ser comprada aparte, ya que, presumiblemente, estos últimos son máquinas profesionales destinadas a un software más potente. 

Link del sitio oficial Apple iWork

Corel WordPerfect Office


WordPerfect Office es una suite de oficina. Los componentes principales son: WordPerfect como procesador de texto, Quattro Pro como hoja de cálculo, Paradox como sistema de gestión de base de datos, Corel Presentations como programa de presentaciones, CorelCENTRAL como administrador de información personal, Dragon NaturallySpeaking como reconocimiento de voz (no en la edición estándar).
Corel WordPerfect Office X4 da apoyo a los formatos OpenDocument (ODF) y Microsoft Office Open XML (OOXML) y permite abrir documentos PDF. Corel ha lanzado el 17 de junio de 2009 Corel Home Office, con similares caracteristicas de interface que Microsoft Office, pero mucho mas simplificado e intuitivo.

Link del sitio oficial Corel WordPerfect Office

Open Office

Ante la hegemonía forzada por Microsoft Office surge una alternativa en forma de paquete ofimático totalmente gratuito desarrollo por Sun Microsystems y denominada OpenOffice.
Este nuevo paquete ofrece herramientas con funcionalidades muy similares a las ya ofrecidas por Microsoft Office, y con la intención de mejorar la interoperabilidad entre las diferentes suites ofimáticas propuso un estándar para el almacenamiento de la información conocido como ODF (Open Document Format).
Entre sus principales aplicaciones destacan Writer como procesador de texto, Calc como planilla de cálculo, Impress como programa de presentaciones, Base como administrador de bases de datos, Draw para generar gráficos y Math como generador de fórmulas.

Link del sitio oficial  Open Office

Star Office


StarOffice es la suite ofimática propietaria de Sun Microsystems, base de la suite de código abierto OpenOffice.org (que es patrocinado por la misma Sun). A mediados del 2007 se anunció que se distribuiría gratuitamente a través del Google Pack. Sin embargo, el acuerdo al que llegaron en su día Sun y Google no prosperó y posteriormente StarOffice ha sido retirado sin anuncio oficial por parte de Google del conjunto de software que permitía descargar desde su página.
Actualmente ha salido la nueva versión 9.0, con soporte nativo para Mac OS X y cambia su política, pasando a ser una suite gratuita en la que únicamente se paga de manera opcional el soporte ($ 35).

Link del sitio oficial  Star Office

Google Docs


Google Docs es un programa gratuito basado en la Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupos. Incluye a Docs que es un procesador de textos, Spreadsheets como hoja de cálculo, Presentation como programa de presentación básico y un editor de formularios destinado a encuentas denominado .
Se pueden crear los documentos desde la misma aplicación o importarlos utilizando su interfaz web o enviándolos utilizando el correo electrónico. Los archivos se almacenan en los servidores de Google. Los archivos almacenados pueden ser exportados en diversos formatos estándar o ser enviados por correo electrónico.
Durante la edición de los documentos, éstos se guardan automáticamente para evitar pérdida de información.
Otra característica importante es la posibilidad de colaboración en grupos de trabajo, además de poder compartirlos con múltiples usuarios al mismo tiempo.


 Link del sitio oficial  Google Docs

Lotus Symphony

IBM ha lanzado un paquete de aplicaciones gratuitas que incluyen un procesador de texto, una hoja de cálculo y una herramienta de presentaciones, denominadas respectivamente Lotus Symphony Documents, Lotus Symphony Spreadsheets y Lotus Symphony Presentations.
Lotus Symphony soporta los formatos de Microsoft Office y Open Document Format (ODF), además de incorporar también su propio formato. Otro detalle es que permite crear archivos PDF de tus documentos, sin tener que instalar ningún otro programa.
Una de las diferencias significativas es que Lotus Symphony integra todas las aplicaciones dentro de una misma ventana, cada una en su pestaña, sin importar si son documentos, hojas de cálculo o presentaciones.
IBM Lotus Symphony es una alternativa más que merece la pena probar.

Link del sitio oficial  Lotus Symphony

Otros paquetes de oficina

22 sept 2009

[T203] Botones de Control - Inicio

Nuevamente tendremos que hacer algunas pequeñas aclaraciones con respecto a la terminología, para que no nos perdamos en la maraña de información que se publica continuamente y que -aparte de encontrar respuestas excelentes- nos quita un tiempo precioso al complicarnos la búsqueda.
En Excel XP exiten 2 barras de herramientas que a simple vista son demasiado similares. Una es la barra de "Formularios" y la otra es "Cuadro de Controles".
En este caso nos vamos a referir a la barra de "Formularios", que contiene "Botones de control o comando". Para tener esta barra visible simpletente abra el menú "Ver", luego seleccione "Barra de herramientas". y dentro de esta tilde la opción "Formularios", luego acomódela como más le guste bajo la barra de "Menús".
Los botones son objetos gráficos que se colocan en una hoja de cálculo introducir datos, realizar una acción, etc. Estos objetos incluyen cuadros de texto, cuadros de lista, botones de opciones, botones de comandos y otros elementos. Los botones ofrecen también al usuario opciones para ejecutar macros (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas).



En las sugerencias de Excel (del menú Ayuda) podemos leer lo siguiente:

  • Controles: cuándo se deben utilizar los controles ActiveX o los de la barra de herramientas Formularios
  • Cuándo utilizarlos: Utilice un control de la barra de herramientas Formularios cuando desee grabar todas las macros de un formulario pero no desee escribir o modificar ningún código de macro en VBA. Los controles de la barra de herramientas Formularios también pueden utilizarse en hojas de gráfico.
  • Lo que pueden hacer los controles: Estos controles están diseñados para utilizarlos en formularios de hojas de cálculo que otros usuarios cumplimentarán desde Microsoft Excel. Se puede vincular una macro existente a un control o escribir o grabar una macro nueva. Cuando un usuario del formulario hace clic en el control, éste ejecuta la macro.
  • Lo que no pueden hacer los controles: Los controles de la barra de herramientas Formularios no se pueden utilizar para controlar eventos como lo hacen los controles ActiveX. Tampoco se pueden utilizar para ejecutar secuencias de comandos Web en páginas Web.
  • Dónde encontrar los controles: Los controles de la barra de herramientas Formularios están situados en la barra de herramientas Formularios.


Procedimiento para insertar un botón
  1. Muestre la barra de herramientas Formularios: seleccione Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Formularios.
  2. Haga clic en el control que desee agregar.
  3. Haga clic en la posición de la hoja de cálculo donde desea situar el control.
  4. Arrastre el control hasta que tenga el tamaño que desee.
  5. Haga clic con el botón secundario en el control, establezca las propiedades del control.
¿Cómo?

Haga clic con el botón secundario en el control (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.), elija Formato de control y, a continuación, haga clic en la ficha Control. Los rótulos y los botones no tienen propiedades.

Rótulo Texto que proporciona información sobre un control, de la hoja de cálculo o de un formulario.

Cuadro de edición No está disponible en los libros de Microsoft Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0.

Cuadro de grupo Agrupa los controles relacionados, como los botones de opción o las casillas de verificación.

Botón Ejecuta una macro cuando se hace clic en él.

 Casilla de verificación Activa o desactiva una opción. Puede activarse más de una casilla de verificación a la vez en una hoja o en un grupo.
 
Propiedades: Valor Determina el estado de la casilla de verificación; es decir, si está activada (Activado), desactivada (Sin activar) o ninguna de las dos (Mixto).
Vincular con la celda Una celda que devuelve el estado de la casilla de verificación. Si la casilla de verificación está activada, la celda del cuadro Vincular con la celda contiene VERDADERO. Si la casilla de verificación está desactivada, la celda contiene FALSO. Si el estado de la casilla de verificación es mixto, la celda contiene #N/A. Si la celda vinculada está vacía, Excel interpreta el estado de la casilla de verificación como FALSO. 


Botón de opción Selecciona una de las opciones de un grupo contenido en un cuadro de grupo. Utilice los botones de opción para permitir solamente una de varias posibilidades.

Propiedades: Valor Determina el estado inicial del botón de opción; es decir, si está activado (Activado) o desactivado (Sin activar).
Vincular con la celda Devuelve el número del botón de opción seleccionado en el grupo de opciones (el primer botón de opción es el número 1). Utilice la misma celda Vincular con la celda para todas las opciones de un grupo. Después podrá utilizar el número devuelto en una fórmula o macro para responder a la opción seleccionada.
Por ejemplo, si se crea un formulario de personal con un botón de opción denominado Tiempo completo y otro denominado Tiempo parcial, podrían vincularse los dos botones de opción a la celda C1. La siguiente fórmula mostrará "Tiempo completo" si el primer botón de opción está activado o "Tiempo parcial" si se ha activado el segundo botón:
=IF(C1=1,"Full-time","Part-time")


Cuadro de lista Muestra una lista de elementos.
 
Propiedades: Rango de entrada Hace referencia al rango que contiene los valores que se mostrarán en el cuadro de lista.
Vincular con la celda Devuelve el número del elemento seleccionado en el cuadro de lista (el primer elemento de la lista es 1). Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el elemento real del rango de entrada.
Por ejemplo, si un cuadro de lista está vinculado a la celda C1 y el rango de entrada de la lista es D10:D15, la siguiente fórmula devolverá el valor del rango D10:D15, basándose en la selección que se haya realizado en la lista:
=INDEX(D10:D15,C1)
Tipo de selección: Especifica el modo en que pueden seleccionarse los elementos de la lista. Si se define el tipo de selección como Múltiple o Extendida, la celda especificada en el cuadro Vincular con la celda no se tendrá en cuenta.

Cuadro combinado Un cuadro de lista desplegable. El elemento que se seleccione en el cuadro de lista aparecerá en el cuadro de texto.

Propiedades: Rango de entrada Hace referencia al rango que contiene los valores que se mostrarán en la lista desplegable.
Vincular con la celda Devuelve el número del elemento seleccionado en el cuadro combinado (el primer elemento de la lista es 1). Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el elemento real del rango de entrada.
Por ejemplo, si un cuadro combinado está vinculado a la celda C1 y el rango de entrada de la lista es D10:D15, la siguiente fórmula devolverá el valor del rango D10:D15, basándose en la selección que se haya realizado en la lista:
=INDEX(D10:D15,C1)
Líneas de unión verticales: Especifica el número de líneas que aparecerá en la lista desplegable.

Crear cuadro combinado de lista No está disponible en los libros de Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0.

Crear cuadro combinado desplegable No está disponible en los libros de Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0.

Barra de desplazamiento Sirve para desplazarse a través de un rango de valores cuando se hace clic en las flechas de desplazamiento o cuando se arrastra un cuadro de desplazamiento. Puede desplazarse por una página de valores haciendo clic entre el cuadro de desplazamiento y una flecha de desplazamiento.

Propiedades: Valor actual La posición relativa del cuadro de desplazamiento dentro de la barra de desplazamiento.
Valor mínimo La posición del cuadro de desplazamiento más próxima a la parte superior de una barra de desplazamiento vertical o al extremo izquierdo de una barra de desplazamiento horizontal.
Valor máximo La posición del cuadro de desplazamiento más lejana a la parte superior de una barra de desplazamiento vertical o al extremo derecho de una barra de desplazamiento horizontal.
Incremento El tamaño del espacio que se desplazará el cuadro de desplazamiento cuando se haga clic en la flecha situada en cualquier extremo de la barra de desplazamiento.
Cambio de página El tamaño del espacio que se desplazará el cuadro de desplazamiento cuando se haga clic entre el cuadro de desplazamiento y una de las flechas de desplazamiento.
Vincular con la celda Devuelve la posición actual del cuadro de desplazamiento. Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para responder a la posición del cuadro de desplazamiento.

Caso Práctico: En algunos casos necesitaremos valores superiores a los límites del rango aceptado por Excel. Para estos casos deberemos usar una celda auxiliar donde mediante una fórmula adaptemos los valores de Excel a los que necesitamos, luego corregimos con la operación inversa. En estos casos el incremento puede quedar condicionado (ejemplo: necesitamos valores entre 20.000 y 100.000, como Excel nos permite entre 0 y 30.000, optamos por asignarle valores entre 2.000 y 10.000 a la barra de desplazamiento, luego en una celda auxiliar multiplicamos por 10 el valor arrojado por la celda vinculada y este será el valor resultado).


Control de giro Aumenta o disminuye un valor. Para aumentar el valor, haga clic en la flecha arriba; para disminuir el valor, haga clic en la flecha abajo.

Propiedades: 
Valor actual= La posición relativa del control de giro dentro del rango de valores permitidos.
Valor mínimo= El valor más bajo permitido para el control giro.
Valor máximo= El valor más alto permitido para el control giro.
Incremento= La cantidad de aumento o disminución del control de giro cuando se hace clic en las flechas.
Vincular con la celda= Devuelve la posición actual del control de giro. Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el valor real que el control de giro debe seleccionar.

Adaptación del artículo original publicado en: http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP051984703082.aspx

Los botones generalmente se utilizan combinados con formatos condicionales o con funciones lógicas, de manera que devuelven mensajes de error o avisos de fuera de rango o de cualquier otro tipo para facilitar el uso de las planillas, sobre todo a personas no habituadas a las mismas.

19 sept 2009

[T202] Referencias relativas y absolutas

"Una referencia identifica una celda (o un rango de celdas) en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos.

Referencias relativas   Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.


Fórmula copiada con referencia relativa

Referencias absolutas   Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.


Fórmula copiada con referencia absoluta

Referencias mixtas   Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable.

Fórmula copiada con referencias mixtas

Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1"

Llevemos esto ahora a pequeños ejemplos prácticos.

a) Un ejemplo más que típico es el de adicionar algún impuesto a una lista de valores:

En este caso estamos aplicando una referencia relativa (E4) y una referencia absoluta (C2). Cuando autocompletemos hacia abajo, la referencia relativa irá variando: E5, E6, ...., en cambio la referencia absoluta permanecerá inalterable, ya que queremos que siempre tome el porcentaje de IVA de la misma celda. La referencia absoluta se podría escribir también como "F$2" en lugar de "$F$2", ya que no nos desplazamos de la columna F.


b) Idem anterior aplicando ahora un descuento y sobre una lista ubicada en una fila:

En este caso al autocompletar hacia la derecha, la referencia relativa J3 irá cambiando a K3, L3, ... mientras que la referencia absoluta I4 no cambiará. Se puede expresar como "$I$4" o "$I4".


También te puede interesar:

Fuentes:
Ayuda de Excel. Página oficial.
Imágenes propias.

18 sept 2009

[A104] Office Live Workspace - Presentación

En la letra chica de los anuncios de Microsoft encontramos:

"Mientras espera las aplicaciones web de Office, aproveche todas las ofertas de Office Live Workspace"

¿Qué es lo que tenemos que esperar?
Las aplicaciones web de Office serán versiones básicas del software de productividad de Microsoft, suministradas a través del explorador.  Nos permitirán ver, editar y compartir archivos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote en línea.


¿Y qué es Office Live Workspace? ¿Para que sirve? Veamos la promoción oficial de Microsoft (estas herramientas ya están liberadas para su uso)


Acceso desde cualquier lugar
•Ver documentos desde casi cualquier equipo

Almacenamiento y uso compartido en línea
•Ver y compartir archivos protegidos por contraseña (hasta 5 GB) sin perder el control
•Trabajar con otras personas en los mismos archivos.

Funcionamiento con programas conocidos
•Abrir y guardar archivos de programas conocidos como Word, Excel y PowerPoint
•Administrar documentos en una ubicación cómoda.

A continuación algunas preguntas respondidas por Microsoft:

  • ¿Cuánto cuesta Microsoft Office Live Workspace? El uso compartido de archivos y el almacenamiento en línea son gratuitos. No se necesita ninguna compra ni información de tarjeta de crédito. Puede que en el futuro Microsoft Office Live Workspace beta incluya anuncios, pero todavía estamos probando distintos diseños. En algún momento, también podríamos ofrecer características o servicios de pago.
  • ¿Qué es un área de trabajo? Un área de trabajo es un lugar de almacenamiento en línea gratuito donde puede guardar, compartir y obtener acceso a documentos (como Office Word, Excel y PowerPoint) y archivos. Úsela para recopilar información relacionada con proyectos laborales, académicos o personales. La colaboración y el uso compartido en línea son muy sencillos: sólo necesita la dirección de correo electrónico de una persona para invitarla a su área de trabajo. Usted decide si los usuarios pueden editar o simplemente realizar consultas. Puede obtener acceso a su área de trabajo desde cualquier equipo con conexión a Internet y un explorador web.
  • ¿Qué tipos de archivo puedo cargar a mi área de trabajo? Puede cargar muchos tipos de archivo, desde documentos de Microsoft Office hasta fotografías y archivos PDF. De hecho, puede guardar miles de documentos de Office en su área de trabajo en línea, según un tamaño de archivo medio y el uso habitual de Word, Excel y PowerPoint por estudiantes, trabajadores y usuarios domésticos. Para su protección, no permitimos cargar archivos que podrían causar problemas de seguridad como archivos .exe.
  • ¿Con cuántas personas puedo compartir mi trabajo o mis proyectos? Puede compartir documentos individuales o áreas de trabajo con hasta 100 personas mediante colaboración en línea.
  • ¿Qué diferencia hay entre Office Live Workspace y Office Live Small Business? Office Live Workspace y Office Live Small Business son servicios complementarios. Office Live Workspace es para todos los usuarios de Office: es su lugar de colaboración en línea para guardar y compartir documentos y archivos para proyectos laborales, académicos o personales. Office Live Small Business, disponible sólo en determinados países, proporciona todo lo que una pequeña empresa necesita para llevar su negocio en línea, incluidos un sitio web profesional, nombre de dominio, correos electrónicos con el logotipo de la compañía y herramientas en línea para administrar clientes y proyectos.
Link oficial:  http://workspace.officelive.com/es-MX/
Podemos leer también una comparativa con Google Docs en:  http://www.genbeta.com/web/ring-20-office-live-workspace-vs-google-docs

12 sept 2009

[T201] Importar datos – Función buscarv

Una vez generada una lista de datos con varias columnas (ejemplo: lista de precios), resulta imprescindible utilizarla en otros documentos (ejemplos: presupuestos, notas de pedido, facturas, etc.) invocando una referencia (código de artículo, nombre de artículo, etc.) y trayendo a través de ésta otros datos relacionados (precio unitario, cantidades en stock, etc.).

Para resolver este tema en este artículo veremos el uso de la función buscarv

En las Pymes suelen utilizarse listas de artículos que poseen más de una codificación, esto se debe a que para automatizar la actualización de las listas, por un lado se conserva el código del proveedor (que en la práctica son varios), y luego se añade un código propio de la Pyme en cuestión, para facilitar el ordenamiento de los datos en una única lista.


 Figura 1

Veamos un caso práctico, tenemos una lista de precios como la de la figura 1 (ubicada en una hoja denominada “Lista” de un documento denominado “Precios”) y desde otro lugar (otra hoja u otro documento) debemos invocarlo. Para ello debemos introducir el código en la celda en cuestión y a través de la función BUSCARV traer los otros datos, como por ejemplo “Descripción del Artículo”, “Unidad” y “Precio Neto”.

Primero veamos la sintaxis de la función:

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

  • Valor_buscado   es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
  • Matriz_buscar_en   es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.
Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.
Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y seleccione la opción Ascendente.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos.
El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
  • Indicador_columnas   es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF!
  • Ordenado   es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error # N/A.
  • En nuestro ejemplo las funciones quedarán expresadas según la figura 2. Observar que no es necesario un orden de artículos en el presupuesto, ya que los datos están relacionados solamente con el código del artículo.

Figura 2

9 sept 2009

[V203] Gráficos en Excel

Video "Excel nivel 2 - capitulo 2 - Hacer Graficos - parte 1" publicado por "linkochile" el 25/06/08

8 sept 2009

[A103] Google Docs - Avances

Como ya mencionamos en el artículo "Ofimàtica - Paquetes", el conjunto de aplicaciones Google Docs es lo que llamamos un "Paquete de Oficina" en versión software gratuito para uso online. Actualmente Google empezó a liberar la edición offline.
En sus primeras versiones se trataba de aplicaciones bastante limitadas, pero hoy en dìa se están acercando a la potencia de los otros paquetes comerciales.
Lo único que se necesita para utilizarlo es un navegador web y una cuenta de correo de gmail  Los documentos se almacenan online de forma segura.
Google Docs acepta la mayoría de los formatos de archivo comunes, como DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc. Por lo que permite subir archivos que ya tengamos. Cualquier usuario al que hayamos invitado a editar o a ver un documento, hoja de cálculo o presentación podrá acceder al mismo tan pronto como inicie sesión. Varios usuarios pueden ver los documentos y hacer cambios al mismo tiempo. Se incluye una ventana de chat en pantalla para las hojas de cálculo y, con las revisiones de los documentos se puede saber exactamente quién ha efecutado los cambios y cuando. Ver una presentación con otros usuarios es muy sencillo, ya que cualquier usuario que se haya unido a la presentación puede automáticamente seguir al presentador.

Dadas éstas y otras ventajas, creo que ya es momento de probarlo, si es que todavía no lo hicimos. Para ello dejo algunos enlaces oficiales para interiorizarnos un poco más.

[A102] Open Office - Presentación

OpenOffice.org es una suite ofimática de software libre y código abierto de distribución gratuita que incluye herramientas como procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, herramientas para el dibujo vectorial y base de datos. Está disponible para muchas plataformas como Microsoft Windows y sistemas de tipo Unix como GNU/Linux, BSD, Solaris y Mac OS X. OpenOffice está pensado para ser altamente compatible con Microsoft Office, con quien compite. Soporta el estándar ISO OpenDocument con lo que es fácil el intercambio de documentos con muchos otros programas, y puede ser utilizado sin costo alguno.

OpenOffice.org posee como base inicial a StarOffice, una suite ofimática desarrollada por StarDivision y adquirida por Sun Microsystems en agosto de 1999. El código fuente de la suite fue liberado en julio de 2000. Actualmente proporciona una alternativa abierta, gratuita y alta calidad comparable con la suite de Microsoft Office. El código fuente de la aplicación está disponible bajo la licencia LGPL.

El proyecto y el programa son denominados "OpenOffice" de forma informal, aunque "OpenOffice.org" es el nombre oficial completo ya que la denominación openoffice es una marca registrada en posesión de otra empresa. El nombre oficial completo se abrevia como OOo.

OpenOffice.org se integra además con bases de datos como MySQL y PostgresSQL, con una funcionalidad similar o superior a Microsoft Access. OpenOffice.org suele aparecer en distribuciones Linux que utilizan el gestor de escritorio GNOME. OpenOffice se puede utilizar prácticamente en cualquier version de Linux y también en Microsoft Windows y Mac OS X. Desde la versión 3 de Openoffice es sencillo añadir extensiones (plugins) para añadir otras funcionalidades adicionales, a la manera de Firefox.



Las herramientas incluidas en la suite ofimática de OpenOffice.org son las siguientes:
OOoWriter.svg Writer Procesador de textos similar en funcionalidad a Microsoft Word y WordPerfect. Se puede exportar desde el Formato de Documento Portátil (PDF) sin software adicional, y puede funcionar como un editor WYSIWYG para crear y editar páginas web.
OOoCalc.svg Calc Hoja de cálculo similar Microsoft Excel o Lotus 1-2-3. Calc ofrece una serie de características no presentes en Excel, incluyendo un sistema que, automáticamente define serie de gráficas, sobre la base de la disposición de la información del usuario. Calc también puede exportar hojas de cálculo para el formato PDF.
OOoImpress.svg Impress Impress es un programa de presentación similar a Microsoft PowerPoint o Keynote de Apple. Puede exportar presentaciones al formato SWF, permitiendo que se reproduzca en cualquier computadora con un reproductor de Flash instalado. También incluye la capacidad de crear archivos PDF, y la capacidad de leer archivos de Microsoft PowerPoint (ppt).
OOoBase.svg Base Programa de base de datos similar a Microsoft Access. OpenOffice.org Base permite la creación y manejo de bases de datos, elaboración de formularios e informes que proporcionan a los usuarios finales un acceso fácil a los datos. Al igual que Microsoft Access, es capaz de trabajar como un front-end para diversos sistemas de bases de datos tales como el de Access (JET), fuente de datos ODBC y MySQL/PostgreSQL. Base está disponible desde la versión 2.0.x.
OOoDraw.svg Draw Editor de gráficos vectoriales y herramienta de diagramación, similar a Microsoft Visio y comparable en características a las primeras versiones de CorelDRAW. Ofrece "conectores" entre las formas, que están disponibles en una gama de estilos de línea y facilitan la construcción de los dibujos, como diagramas de flujo. Tiene características similares a la edición de software de escritorio como Scribus y Microsoft Publisher. Draw también puede exportar sus creaciones al formato PDF y al estándar SVG.
OOoMath.svg Math Programa para la creación y edición de fórmulas matemáticas, similar a Microsoft Equation Editor. Las fórmulas pueden ser incorporadas dentro de otros documentos de OpenOffice.org, tales como los creados por Writer. Soporta múltiples fuentes y puede exportar a PDF.
 OpenOffice posee las características normales de todo procesador de texto, hoja de cálculo, programa de presentaciones y base de datos similares al Microsoft Office 2003, la suite ofimática de Microsoft y algunas características adicionales. OpenOffice lee y escribe los documentos en su formato nativo, que es ademas una norma internacional ISO. Este formato de archivo, denominado OpenDocument, es la norma ISO, con el número 26300. Openoffice es capaz también de leer y grabar los formatos de fichero de Microsoft Office. Actualmente hay además disponible un programa visor gratuito llamado Visioo-Writer para el formato OpenDocument de forma que ni siquiera es necesaria la instalación de una suite ofimática particular para la visualización de documentos escritos en este estándar ISO. Cualquier programa puede ser desarrollado para leer y escribir en este formato, puesto que sus especificaciones son públicas y no están sujetas a licencias. Por ejemplo, el procesador simple incluido en MAC OS X, TextEdit, posee también la capacidad de leer y escribir documentos en ese formato, asi como muchos otros programas.

Ver artículo completo en: http://es.wikipedia.org/wiki/OpenOffice.org 
Ver la página oficial en:  http://openoffice.org 

Casorio informático

Suele pasar ....

[V205] Función "Pago" en Excel [v]


 
Para completar el tema de la utilización de la función Pago en préstamos otorgados por el sistema Francés, luego de leer el artículo http://soloapuntes2.blogspot.com/2009/09/calculo-de-prestamos-sist-frances.html podemos ver el video que acompaña esta nota, cuyo autor ilustra de una manera particular.

Video "Excel / Fórmula de pagos (spanish)" publicado por "fortisglez" el 01/05/09

7 sept 2009

[A101] Microsoft Office - Resumen

Microsoft Office (MSO) es una suite ofimática, compuesta básicamente por aplicaciones de procesamiento de textos, plantilla de cálculo y programa para presentaciones (algunas más, dependiendo de la versión). Fue desarrollada por la empresa Microsoft. Funciona bajo plataformas operativas Microsoft Windows y Apple Mac OS, aunque también lo hace en Linux si se utiliza un emulador como Wine o CrossOver Office. Las versiones más recientes de Office son llamadas Office system ('Sistema de oficina') en vez de Office suite ('Suite de Office').



Office hizo su primera aparición en 1989 en un Mac, y más adelante en Windows en 1990. El término fue inicialmente usado en marketing para vender un set de aplicaciones, que previamente se vendían separadamente. El principal argumento de venta era que comprar el paquete completo resultaba más barato que comprar cada aplicación por separado. La primera versión de Office contenía las aplicaciones Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Adicionalmente, una llamada "versión profesional" de Office incluía también Microsoft Access y Schedule Plus.

Con el transcurso de los años las aplicaciones de Office han crecido sustancialmente desde un punto de vista técnico, incluso comparten funcionalidades, tales como: corrector ortográfico común, un integrador de datos OLE y el lenguaje de scripts de Visual Basic para Aplicaciones. Microsoft también posiciona a Office como una plataforma de desarrollo para la línea de software para negocios.

Las versiones actuales son Office 2007 para Windows, lanzada el 30 de enero de 2007 y Office 2008 para Mac. Office 2007, anunciado el 15 de febrero de 2006 fue liberado el 30 de noviembre de 2006 para negocios a través de los canales de MSDN. Una nueva interfaz de usuario y un nuevo formato de archivo primario basado en XML (llamado OpenXML) caracterizan esta versión.

Este paquete como tal es, probablemente, el más antiguo y de mayores prestaciones.[cita requerida] Hay quienes creen que es uno de los mejores productos conjuntos (set) de microsoft, y desde hace más de 10 años es el más popular.[cita requerida] El iWork de Mac es un rival para ese paquete propietario.

Microsoft siguió con Office la estela del paquete Lisa Office System de Apple que ya en 1983 ofrecía procesador de texto y hoja de cálculo entre sus siete aplicaciones, bajo un sistema operativo con ventanas, escritorio y papelera, 12 años antes del Windows 95.

Desde 2002, Microsoft estableció la directiva de ciclos de vida de productos:


Versiones anteriores a Office 97 (incluyendo Outlook 97) se encuentran sin soporte.
Microsoft Office 97 (incluye Outlook 98): el soporte principal acabó el 31 de agosto de 2001. El soporte extendido se terminó el 28 de febrero de 2002. El soporte asistido acabó el 16 de enero de 2004.
Microsoft Office 2000: el soporte principal acabó el 30 de junio de 2004. El soporte extendido se terminó el 14 de julio de 2009.
Microsoft Office XP: el soporte principal acabó el 11 de julio de 2006. El soporte extendido estará hasta el 12 de julio de 2011.
Microsoft Office 2003: el soporte principal acabó el 13 de enero de 2009, mientras que el soporte extendido acabará el 14 de enero de 2014.
Versiones actuales y futuras: el soporte principal será de 5 años después de su lanzamiento, o 2 años después del lanzamiento de la versión siguiente.[1] El soporte extendido acabará 5 años desde el término del soporte principal.

[V204] Ordenar datos en Excel


Video "Trucos Excel 2007 - Ordenar datos" publicado por "seewaytv" el 22/07/08

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